Datenschutzerklärung von Take-Two für Stellenbewerber

Zuletzt aktualisiert: 26. Juni 2023

1. Einführung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Take-Two Interactive Software, Inc. und seine Tochtergesellschaften (zusammenfassend „Unternehmen“, „Take-Two“, „wir“, „unser“, „uns“) die personenbezogenen Daten von Bewerbern verarbeiten. Es handelt sich nicht um einen Vertrag und es entstehen keine gesetzlichen Rechte oder Verpflichtungen. Die Take-Two-Einheit, bei der Sie Ihre Bewerbung einreichen, ist der Datenverantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten.

Hinweis bei Erhebung von personenbezogenen Daten: In den Abschnitten Kategorien der erhobenen Daten und Unsere Verwendung personenbezogener Daten finden Sie einen Überblick darüber, welche Daten wir erheben und warum, und im Abschnitt Ihre Rechte erfahren Sie, wie Sie Ihre Datenschutzrechte ausüben können.

2. Was sind personenbezogene Daten?

Der Begriff „personenbezogene Daten“ bezeichnet in dieser Datenschutzerklärung Informationen, die Sie identifizieren, sich auf Sie beziehen, Sie beschreiben, vernünftigerweise in Zusammenhang oder direkt oder indirekt mit Ihnen in Verbindung gebracht werden könnten. Der Begriff umfasst keine aggregierten oder anonymisierten Daten, die in einer Form aufbewahrt werden, die nicht mit Ihnen in Verbindung gebracht werden kann.

3. Kategorien von personenbezogenen Daten, die wir erheben

Wir erheben personenbezogene Daten über Sie, wenn Sie sich bei uns um eine Stelle bewerben sowie während des Einstellungsprozesses, der, je nach Standort, Informationen wie die folgenden umfassen kann:

• Identifikatoren: Name, Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Privatadresse und Telefonnummer), IP-Adresse und andere ähnliche Identifikatoren.

• Berufliche und beschäftigungsbezogene Informationen: Ihre früheren Arbeitgeber, Positionen und Arbeitserfahrungen; berufliche Lizenzen, Zertifikate oder andere Qualifikationen; Arbeitszeugnisse oder Referenzen; alle Prüfungsergebnisse, Bewertungen oder Beurteilungen, die erforderlich sind, um die Eignung für bestimmte Aufgaben festzustellen; und alle personenbezogenen Daten, die Sie uns in Ihrem Vorstellungsgespräch oder Ihrer Bewerbung mitteilen, wie z. B.: Lebenslauf, Social Accounts (z. B. LinkedIn-Profil), Arbeitsortpräferenzen, Programmcode-Beispiele, Einwanderungs- und Arbeitsgenehmigungsanforderungen oder andere unterstützende Dokumente.

• Bildungshintergrund und Qualifikationen: Ihr höchster Bildungsabschluss, die Bildungseinrichtung, die Sie besucht haben und wann, Abschlüsse, Zertifikate oder andere Bildungsqualifikationen, Ihre Zeugnisse und Referenzen.

• Finanzielle Informationen: Gehalt, Bonus, Sozialleistungen, Aufwendungen und Aktien oder Aktienzuteilungen.

• Webbezogene Informationen: wie z. B. technische Details über Ihren Besuch unserer Online-Dienste oder Analysedaten in Bezug auf Ihre Nutzung und Aktivität auf unseren Online-Diensten.

• Audio-/Visuelle Informationen: wie z. B. Portfolios, Reels und andere Videos und Bilder, die Sie uns in Ihrem Vorstellungsgespräch oder Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen.

Wir können auch sensible personenbezogene Daten erheben und verarbeiten, wenn dies für begrenzte Zwecke erforderlich ist und die örtlichen Gesetze dies zulassen:

• Informationen zur Hintergrundprüfung: Wenn es nach geltendem Recht zulässig ist, können wir im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung eine Hintergrundüberprüfung durchführen, die eine Bonitätsprüfung, eine Überprüfung des beruflichen und schulischen Werdegangs oder die Feststellung von Vorstrafen beinhalten kann.

• Informationen zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung: Wenn Sie sich dafür entscheiden, diese anzugeben, umfasst dies Alter, ethnische Zugehörigkeit, Nationalität, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Geschlechtsidentität, bevorzugte Pronomen, sexuelle Orientierung, Religion, Familienstand, Veteranenstatus, Behinderung oder Wunsch nach Anpassung. Diese personenbezogenen Daten werden bei der Einstellungsentscheidung nicht verwendet, es sei denn, dies ist gesetzlich ausdrücklich erlaubt.

• Gesundheitsbezogene Informationen: wie z. B. Indikatoren für mögliche Infektionen bei Gesundheitstests, Impfstatus und -aufzeichnungen, Erlaubnis oder Registrierung zum Betreten eines Büros oder Standorts und alle anderen Informationen, die für den Umgang mit Gesundheitsrisiken oder angemessene Anpassungen erforderlich sind.

4. Unsere Verwendung personenbezogener Daten

Wir verwenden die personenbezogenen Daten, die wir während des Rekrutierungsprozesses und wenn Sie sich bei uns um eine Stelle bewerben erheben, um:

• Sie als potenziellen Bewerber zu identifizieren und Ihre Bewerbung zu prüfen;

• die Informationen, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt oder die wir aus anderen Quellen erhalten haben, zu überprüfen;

• Ihre Eignung für die potenzielle Stelle oder andere Möglichkeiten bei uns zu ermitteln (z. B. durch die Durchführung von Auswahlverfahren);

• den Einwanderungsstatus zu überprüfen, einschließlich der Unterstützung von Visumsanträgen;

• die Rekrutierung und das Vorstellungsgespräch zu ermöglichen, einschließlich Maßnahmen vor der Einstellung (z. B. Koordination von Reisekosten und -unterkünften, Bereitstellung von physischem und/oder Netzwerkzugang sowie IT-Support und -Dienstleistungen);

• mit Ihnen über den Status Ihrer Bewerbung oder andere Möglichkeiten bei uns zu kommunizieren, die für Sie von Interesse sein könnten;

• die Leistung und den Erfolg unseres Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses, unserer Ressourcen- und Finanzplanung sowie unserer Verwaltung zu bewerten und zu verbessern;

• einen vielfältigen Arbeitsplatz zu fördern und für Vielfalt, Integration und Chancengleichheit bei der Beschäftigung zu sorgen;

• interne Untersuchungen, Audits, die Einhaltung von Vorschriften, Risikomanagement, Problemlösungen und Sicherheitsmaßnahmen durchzuführen; und

• die Einhaltung geltender Gesetze, Regeln, Vorschriften, Gerichtsverfahren, Vollstreckungsmaßnahmen und behördlicher Untersuchungen zu gewährleisten, auch in Bezug auf Steuererklärungen und Einwanderung.

5. Quellen der von uns erhobenen personenbezogenen Daten

Obwohl wir die oben beschriebenen personenbezogenen Daten häufig direkt von Ihnen erheben, können wir bestimmte Daten auch über Referenzen, Personalvermittler, berufsbezogene Social-Media-Seiten, öffentlich zugängliche Quellen und Anbieter von Hintergrundprüfungen erheben.

6. Die rechtlichen Gründe, auf die wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stützen

Take-Two verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage verschiedener Rechtsgrundlagen, abhängig von der Rechtsordnung, in der Sie sich befinden, von der Art der Daten und von der jeweiligen Verarbeitung. Zum Beispiel ist unsere Verarbeitung für folgende Zwecke notwendig:

• Verfolgung unserer berechtigten Interessen – wie z. B. Ihre Bewerbung zu prüfen, mit Ihnen zu kommunizieren, die physische und Netzwerksicherheit zu schützen und Betrug vorzubeugen und Ihre Bewerbung für eine Stelle bei uns zu verwalten, einschließlich der Weiterleitung eines Stellenangebots an Sie und der Durchführung der notwendigen Schritte zur Förderung des Beschäftigungsverhältnisses.

• Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung – wie z. B. die Feststellung oder Erlangung des Rechts, in bestimmten Ländern zu arbeiten, und die Aufbewahrung von Informationen für bestimmte Zeiträume, um die lokalen gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen zu erfüllen.

• Ergreifen von Maßnahmen, die vor dem Abschluss eines Vertrags mit Ihnen oder gegebenenfalls für das Personalmanagement erforderlich sind – z. B. um Ihre Bewerbung und Ihre Eignung für eine Stelle zu prüfen, um Ihren Anspruch auf Leistungen zu bewerten, um die für eine potenzielle Stelle erforderlichen Ressourcen oder Unterstützung bereitzustellen.

Eine weitere Rechtsgrundlage, auf die wir uns stützen, ist die:

• Einwilligung – In bestimmten Ländern und in einigen begrenzten Situationen stützt sich Take-Two auf Ihre freiwillige Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Ohne eine solche Einwilligung sind wir nicht in der Lage, Ihren Antrag zu bearbeiten. Wenn Sie eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen, indem Sie uns unter der unten angegebenen E-Mail-Adresse kontaktieren.

7. Ihre Rechte

Je nachdem, wo Sie sich befinden, haben Sie bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, darunter das Recht auf:

• Auskunft: erfahren, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten und warum.

• Zugang: eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anfordern zu können.

• Berichtigung: Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn diese ungenau sind.

• Löschung: unter bestimmten Umständen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn die weitere Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist.

• Widerspruch: verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen, insbesondere wenn es keine ausreichenden legitimen Gründe mehr für die Fortsetzung dieser Verarbeitung gibt.

• Einschränkung: die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken lassen.

• Übertragbarkeit: unter bestimmten Umständen können Sie verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten an einen Dritten übertragen werden.

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an die örtliche Personal-/Recruiting-Abteilung oder per E-Mail an [email protected]. Wir werden Ihnen keine Gebühren für die Bearbeitung Ihrer Anfrage in Rechnung stellen, es sei denn, die Anfrage ist offensichtlich unbegründet oder überzogen (z. B. wenn Sie mehrere wiederholte Anfragen stellen). In diesem Fall können wir Ihnen eine angemessene Gebühr zur Deckung unserer Verwaltungskosten in Rechnung stellen. Wir können Sie auch bitten, uns bestimmte Informationen zur Verfügung zu stellen, die uns helfen, Ihre Identität zu bestätigen.

Je nach geltendem Recht haben Sie möglicherweise auch das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer nationalen Datenschutzbehörde einzureichen.

8. Empfänger von personenbezogenen Daten

• Take-Two-Einheiten: Ihre personenbezogenen Daten werden der Take-Two-Einheit zur Verfügung gestellt, die die Stelle ausgeschrieben hat, für die Sie sich bewerben, und können auch an Take-Two Interactive Software, Inc. und seine Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen in den Vereinigten Staaten, Großbritannien, Europa und andere Einheiten außerhalb Ihrer Region weitergegeben werden, wenn dies für legitime Geschäftszwecke erforderlich ist.

• Dienstleister: Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, die in unserem Namen Dienstleistungen im Zusammenhang mit personalbezogenen Aufgaben und Datahosting-Diensten für uns erbringen, wie z. B. IT-Dienstleister, Anbieter von Hintergrundprüfungen oder HR-Datenbankdienste. Wir werden (i) bei der Auswahl solcher Dienstleistungsanbieter eine angemessene Sorgfalt walten lassen und (ii) über geeignete vertragliche Maßnahmen sicherstellen, dass diese Dienstleistungsanbieter angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten einhalten und personenbezogene Daten nur auf Anweisung von Take-Two und für keine anderen Zwecke verarbeiten.

• Regierung oder öffentliche Behörden: Take-Two kann Ihre personenbezogenen Daten an staatliche Stellen, Aufsichtsbehörden oder sonstige Behörden (wie z. B. Steuerbehörden oder Strafverfolgungsbehörden) oder Gerichte weitergeben oder wenn dies nach geltendem Recht erforderlich oder zulässig ist (was auch den rechtmäßigen Zugriff ausländischer Gerichte, Strafverfolgungs- oder sonstiger staatlicher Behörden umfassen kann).

• Verkauf oder Fusion: Wenn wir einen geschäftlichen Übergang in Erwägung ziehen, wie z. B. eine Fusion, eine Übernahme durch ein anderes Unternehmen oder den Verkauf aller oder eines Teils unserer Vermögenswerte, können wir Ihre personenbezogenen Daten an den Käufer weitergeben oder übertragen.

Mit Ausnahme der oben beschriebenen Fälle verkaufen wir keine personenbezogenen Daten oder sensiblen personenbezogenen Daten von Bewerbern für kontextübergreifende verhaltensbezogene Werbung und geben diese auch nicht weiter.

9. Grenzüberschreitende Übermittlung personenbezogener Daten

Soweit dies im Zusammenhang mit den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken erforderlich ist, kann eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern der Personal-, Finanz-, Rechts- und IT-Abteilung sowie von Ansprechpartnern von Take-Two oder verbundenen Unternehmen (d. h. Personen, denen die Verantwortung für die von einem Bewerber erbrachten Dienstleistungen übertragen wurde) auf personenbezogene Daten in den Vereinigten Staaten, in Großbritannien, in Europa und an anderen Standorten zugreifen und diese anderweitig verarbeiten, soweit dies im Zusammenhang mit ihren Aufgaben steht. Personenbezogene Daten können auch an Dienstleistungsanbieter, verbundene Unternehmen, andere Mitglieder der Take-Two-Unternehmensgruppe und andere Dritte weitergegeben werden, die sich in Ländern befinden, die möglicherweise kein gleichwertiges Datenschutzniveau bieten. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten international übertragen, werden wir geeignete Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten angemessenen Schutzmaßnahmen unterliegen, unter anderem durch die Verwendung genehmigter Standardvertragsklauseln oder anderer rechtlich zulässiger Methoden zur Legitimierung einer solchen Übertragung. Für weitere Informationen über internationale Datenübertragungen wenden Sie sich bitte an [email protected].

10. Vorhandene Sicherheitsvorkehrungen

Wir haben angemessene und geeignete technische, administrative, organisatorische und physische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, unbefugter Offenlegung, unbefugter Nutzung und unbefugter Änderung zu schützen.

11. Aufbewahrung

Wir werden die personenbezogenen Daten, die wir über Sie erheben, nicht länger als nötig und in Übereinstimmung mit unseren gesetzlichen Verpflichtungen und unseren berechtigten Interessen aufbewahren.

• Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist und Sie ein Angestellter werden, können die personenbezogenen Daten, die wir während des Bewerbungsverfahrens erhoben haben, in Ihre Personalakte übertragen und in Übereinstimmung mit den Aufbewahrungspraktiken von Take-Two und den örtlichen Gesetzen gespeichert werden, sofern dies nach den örtlichen Gesetzen zulässig ist.

• Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, werden wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren, um Sie über andere relevante Beschäftigungsmöglichkeiten bei Take-Two (und seinen Tochtergesellschaften) zu informieren (es sei denn, Sie haben uns darum gebeten, dies nicht zu tun) und um die gesetzlichen Rechte von Take-Two zu schützen, einschließlich im Zusammenhang mit Rechtsansprüchen, Compliance-, Regulierungs- und Prüfungszwecken. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von aufbewahren, nachdem Sie darüber informiert wurden, dass Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war. Wenn Sie nicht über künftige Stellenangebote informiert werden möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an [email protected], in der Sie diesen Wunsch bestätigen.

• Wenn Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung bestimmter Informationen zum Thema Chancengleichheit gegeben haben, können wir diese Informationen anonymisieren und zusammenfassen und in einer Form speichern, die Sie nicht persönlich identifiziert, um den Bewerbungs- und Einstellungsprozess zu überwachen und zu verbessern.

12. Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu aktualisieren, und wir werden Sie in angemessener Weise informieren, wenn wir wesentliche Änderungen vornehmen. Wir können Sie auch auf andere Weise von Zeit zu Zeit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.

13. Kontakt

Wenn Sie Fragen oder Anliegen im Zusammenhang mit dieser Datenschutzerklärung haben, wenden Sie sich bitte an [email protected] oder Datenschutzbeauftragter.