Avis de confidentialité des candidats de Take-Two

Dernière mise à jour : 26 juin 2023

1. Introduction

Le présent Avis de confidentialité explique comment Take-Two Interactive Software, Inc. et ses filiales (ci-après, la « Société », « Take-Two », « nous », « notre » ou « nos ») traitent les Données à caractère personnel des candidats à un poste. L’Avis ne constitue pas un contrat et ne crée pas de droits ou d’obligation légale. L’entité Take-Two à laquelle vous soumettez votre candidature sera le responsable du traitement de vos Données à caractère personnel.

Avis lors de la collecte des données à caractère personnel : Veuillez consulter les sections Catégories de données recueillies et Comment nous utilisons les données à caractère personnel pour obtenir un aperçu des données que nous recueillons, et pourquoi, et la section Vos droits pour obtenir des informations sur la manière d’exercer vos droits à la vie privée.

2. Que sont les Données à caractère personnel?

Le terme « Données à caractère personnel » dans le présent Avis de confidentialité désigne les informations qui identifient, se rapportent à, décrivent, sont raisonnablement capables d’être associées à, ou pourraient raisonnablement être liées, directement ou indirectement, à votre personne. Elles n’incluent pas les données agrégées ou anonymes conservées sous une forme qui ne peut pas être associée à vous.

3. Catégories de Données à caractère personnel que nous collectons

Nous recueillons des Données à caractère personnel vous concernant lorsque vous postulez à un emploi chez nous et pendant le processus de recrutement qui, selon le pays, peuvent inclure des informations telles que :

• Identifiants : nom, coordonnées (adresse e-mail, adresse du domicile et numéro de téléphone), adresse IP et autres identifiants similaires.

• Informations professionnelles et liées à l’emploi : vos anciens employeurs, postes et expériences professionnelles ; licences professionnelles, certificats ou autres qualifications ; références professionnelles ou recommandations ; tous les résultats de test, évaluations ou mesures nécessaires pour vérifier l’adéquation à des rôles spécifiques ; et toutes les informations personnelles que vous choisissez de partager avec nous dans votre entretien ou candidature, telles que : CV, comptes de réseaux sociaux (par ex., profil LinkedIn), préférences de lieu de travail, échantillons de code, exigences d’immigration et d’autorisation de travail ou autres documents justificatifs.

• Formation et diplômes : votre niveau d’études le plus élevé, l’établissement d’enseignement que vous avez fréquenté et les dates, les diplômes, certificats ou autres qualifications d’études, vos transcriptions et références d’études.

• Données financières : salaire, prime, avantages sociaux, dépenses et attributions d’actions ou de parts.

• Informations liées au Web : telles que des détails techniques sur vos consultations de nos services en ligne, ou des données analytiques relatives à votre utilisation et à votre activité sur nos services en ligne.

• Informations audio/visuelles : telles que les dossiers, films et autres vidéos et images que vous choisissez de partager avec nous dans le cadre de votre entretien ou de votre candidature.

Nous pouvons également collecter et traiter des Données à caractère personnel sensibles si besoin à des fins limitées, et sous réserve de la législation locale :

• Données de vérification des antécédents : Lorsque la loi en vigueur l’autorise, nous pouvons choisir de procéder à une vérification des antécédents dans le cadre de votre candidature, ce qui peut inclure une vérification de solvabilité, une vérification des antécédents professionnels et de formation initiale, ou le casier judiciaire.

• Informations sur l’égalité des chances en matière d’emploi : lorsque vous choisissez de les fournir, notamment l’âge, la race, l’origine ethnique, la nationalité, la citoyenneté, le sexe, l’identité sexuelle, les pronoms préférés, l’orientation sexuelle, la religion, l’état civil, le statut d’ancien combattant, le handicap ou la demande d’aménagement. Ces Données à caractère personnel ne seront pas utilisées dans la décision d’embauche, sauf si la loi l’autorise spécifiquement.

• Informations relatives à la santé : telles que les signes d’une éventuelle infection, le statut et le carnet de vaccination, l’autorisation ou le permis d’entrer dans un bureau ou un lieu, et toute autre information nécessaire pour gérer les risques sanitaires ou procéder à des aménagements raisonnables.

4. Comment nous utilisons les Données à caractère personnel

Nous utilisons les Données à caractère personnel que nous recueillons pendant le processus de recrutement et lorsque vous postulez à un emploi chez nous pour :

• vous identifier en tant que candidat potentiel et examiner votre candidature ;

• vérifier les informations qui nous sont fournies dans le cadre de votre candidature ou reçues d’autres sources ;

• déterminer votre éligibilité et votre adéquation au poste potentiel ou à d’autres opportunités dans la Société (comme la réalisation d’évaluations) ;

• examiner votre statut d’immigration, y compris les demandes de visa à l’appui ;

• faciliter le processus de recrutement et d’entretien, y compris les mesures de pré-embauche (telles que la coordination de l’hébergement et des frais de déplacement, la fourniture d’un accès physique et/ou au réseau, et l’assistance et les services informatiques) ;

• communiquer avec vous au sujet du statut de votre candidature ou d’autres opportunités qui pourraient vous intéresser ;

• évaluer et améliorer la performance et la réussite de notre processus de recrutement et d’embauche, de la planification des ressources et des finances, et de l’administration ;

• permettre un lieu de travail diversifié et promouvoir la diversité, l’inclusion et l’égalité des chances en matière d’emploi ;

• mener des enquêtes internes, des audits, aux fins de conformité, de gestion des risques, de résolution des problèmes et pour les opérations de sécurité ; et

• pour nous conformer aux lois, règles, réglementations, procédures judiciaires, mesures d’exécution et enquêtes gouvernementales applicables, y compris en ce qui concerne les déclarations fiscales et l’immigration.

5. Sources des Données à caractère personnel que nous recueillons

Bien que nous recueillions souvent les Données à caractère personnel décrites ci-dessus directement auprès de vous, nous pouvons recueillir certaines informations auprès de références, de recruteurs, de réseaux sociaux liés à l’emploi, de sources accessibles au public et de prestataires de services de vérification des antécédents.

6. Bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons pour traiter vos Données à caractère personnel

Take-Two traite vos Données à caractère personnel sur plusieurs bases juridiques en fonction de la juridiction dans laquelle vous vous trouvez, de la nature des informations et du traitement impliqué. Par exemple, notre traitement est nécessaire pour :

• Poursuivre nos intérêts légitimes, par exemple pour examiner votre candidature, communiquer avec vous, protéger la sécurité des biens et du réseau et prévenir la fraude, et pour gérer votre candidature à des postes chez nous, y compris pour vous proposer une offre d’emploi et suivre les étapes nécessaires à la poursuite de la relation d’emploi.

• Nous conformer à une obligation légale, telle que l’établissement ou l’obtention du permis de travail dans certaines juridictions et la conservation des informations pendant des périodes fixes pour nous conformer aux exigences légales locales en matière de tenue des registres.

• Prendre des mesures avant de conclure un contrat avec vous ou, le cas échéant, nécessaires à la gestion des ressources humaines, par exemple pour évaluer votre candidature et votre adéquation à un poste, pour évaluer tout droit aux avantages, pour mettre en place les ressources ou l’assistance nécessaires à un poste potentiel.

Une autre base juridique sur laquelle nous nous appuyons est :

• Votre consentement : dans certains pays et dans certains cas limités, Take-Two s’appuie sur votre consentement volontaire pour traiter vos Données à caractère personnel. Sans ce consentement, nous ne sommes pas en mesure de traiter votre demande. Si vous avez donné votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment en nous contactant à l’adresse e-mail ci-dessous.

7. Vos droits

Selon l’endroit où vous vous trouvez, vous pouvez avoir certains droits sur vos Données à caractère personnel, y compris :

• Droit à l’information : savoir quelles Données à caractère personnel nous traitons et pourquoi.

• Droit d’accès : demander l’accès à vos Données à caractère personnel ou une copie de celles-ci.

• Droit de rectification : demander la correction de vos Données à caractère personnel lorsqu’elles sont inexactes.

• Droit de suppression : dans certains cas, demander la suppression de vos Données à caractère personnel lorsque la poursuite du traitement n’est plus nécessaire.

• Droit d’objection : demander que nous arrêtions le traitement de vos données à caractère personnel, en particulier lorsqu’il n’y a plus de motifs légitimes suffisants pour poursuivre ce traitement.

• Droit de limitation : demander à ce que nous limitions le traitement de vos Données à caractère personnel.

• Droit de portabilité : dans certains cas, vous pouvez demander que vos Données à caractère personnel soient transférées à un tiers.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez contacter le service local des ressources humaines/du recrutement ou envoyer un e-mail à [email protected]. Nous ne vous facturerons pas de frais pour traiter votre demande, sauf si la demande est manifestement infondée ou excessive (par exemple, si vous soumettez plusieurs demandes répétées), auquel cas nous pouvons vous facturer des frais raisonnables pour couvrir nos frais administratifs. Nous pouvons également vous demander de fournir certaines informations pour nous aider à confirmer votre identité.

Selon la loi en vigueur, vous pouvez également avoir le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité nationale de protection des données.

8. Destinataires des Données à caractère personnel

• Entités Take-Two : Vos Données à caractère personnel seront fournies à l’entité Take-Two qui a publié le poste pour lequel vous postulez et pourront également être partagées avec Take-Two Interactive Software, Inc., ses filiales et sociétés affiliées aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Europe et d’autres entités en dehors de votre région, si cela est nécessaire à des fins commerciales légitimes.

• Prestataires de services : Nous pouvons partager vos Données à caractère personnel avec des tiers qui fournissent des services pour notre compte en notre nom dans le cadre de tâches liées aux ressources humaines et aux services d’hébergement de données, tels que des prestataires de services informatiques, des prestataires de vérification des antécédents ou des services de base de données RH. Nous (i) exercerons la diligence raisonnable nécessaire dans la sélection de ces prestataires de services tiers ; et (ii) exigerons par le biais des mesures contractuelles nécessaires que ces prestataires de services tiers maintiennent les mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les Données à caractère personnel, et traiterons les Données à caractère personnel uniquement conformément aux instructions de Take-Two et à aucune autre fin.

• Gouvernement ou autorités publiques : La Société peut transférer vos Données à caractère personnel à des agences, régulateurs ou autorités gouvernementales (par ex., autorités fiscales ou forces de l’ordre), des tribunaux, ou lorsque la loi applicable l’exige ou l’autorise (ce qui peut inclure un accès légal par des tribunaux, des forces de l’ordre ou d’autres autorités gouvernementales étrangers).

• Vente ou fusion : Si nous envisageons une transition commerciale, comme une fusion, une acquisition par une autre société ou la vente de tout ou partie de nos actifs, nous pouvons divulguer ou transférer vos Données à caractère personnel à l’acheteur.

Sauf tel que décrit ci-dessus, nous ne vendons ni ne partageons les Données à caractère personnel ou les Données à caractère personnel sensibles des candidats aux fins de publicité comportementale inter-contextuelle.

9. Transferts transfrontaliers de Données à caractère personnel

Dans la mesure nécessaire en lien avec les objectifs décrits dans le présent Avis de confidentialité, un nombre limité de membres des services ressources humaines, finances, juridique et informatique ainsi que des interlocuteurs de Take-Two ou de ses sociétés affiliées (c.-à-d., les personnes ayant la responsabilité assignée des services exécutés par un candidat) peuvent accéder aux Données à caractère personnel et les traiter autrement aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Europe et dans d’autres pays en lien avec leurs responsabilités professionnelles. Les Données à caractère personnel peuvent également être partagées avec des prestataires de services, des sociétés affiliées, d’autres membres du groupe d’entreprises Take-Two et d’autres tiers situés dans des pays qui peuvent ne pas fournir un niveau équivalent de protection des données. Lorsque nous transférons vos Données à caractère personnel à l’international, nous prendrons les mesures nécessaires pour nous assurer que vos Données à caractère personnel font l’objet des garanties appropriées, y compris par l’utilisation de clauses contractuelles types approuvées ou d’autres méthodes légalement autorisées pour autoriser ce transfert. Pour plus d’informations sur les transferts internationaux de données, contactez [email protected].

10. Mesures de sécurité en place

Nous avons mis en place les mesures de sécurité techniques, administratives, organisationnelles et physiques raisonnables et appropriées, conçues pour protéger vos informations contre tout accès, toute divulgation, toute utilisation et toute modification non autorisée.

11. Rétention

Nous conserverons les Données à caractère personnel que nous recueillons à votre sujet pendant la durée maximale nécessaire et conformément à nos obligations légales et à nos intérêts légitimes.

• Si votre candidature est acceptée et que vous devenez un employé, lorsque la loi locale l’autorise, les Données à caractère personnel que nous recueillons pendant le processus de candidature peuvent être transférées dans votre dossier personnel et stockées conformément aux pratiques de conservation des données de Take-Two et à la législation locale.

• Si votre candidature n’aboutit pas, nous conserverons vos Données à caractère personnel pour vous contacter (sauf si vous nous avez demandé de ne pas le faire) au sujet de toute autre opportunité d’emploi pertinente qui pourrait survenir chez Take-Two (et ses filiales) et pour protéger les droits légitimes de Take-Two, y compris en lien avec des réclamations légales, la conformité, la réglementation et aux fins d’audit. Nous conserverons vos Données à caractère personnel pendant une période de après que vous ayez été informé que votre candidature n’a pas abouti. Si vous ne souhaitez pas être informé des futures opportunités d’emploi, veuillez envoyer un e-mail à [email protected] en confirmant cette préférence.

• Lorsque vous nous avez donné votre consentement pour traiter certaines Informations sur l’égalité des chances, nous pouvons anonymiser et agréger ces informations et les stocker sous une forme qui ne vous identifie pas personnellement, dans le but de contrôler et d’améliorer notre processus de candidature et de recrutement.

12. Mises à jour du présent Avis de confidentialité

Nous nous réservons le droit de mettre à jour le présent Avis de confidentialité à tout moment et fournirons un avis approprié lorsque nous effectuerons des mises à jour substantielles. Nous pouvons également vous informer de temps à autre du traitement de vos Données à caractère personnel.

13. Nous contacter

Si vous avez des questions ou requêtes en lien avec le présent Avis de confidentialité, veuillez contacter [email protected] ou délégué à la protection des données.