Avis de confidentialité du candidat à un emploi Take-Two

Dernière mise à jour : 26 juin 2023

1. Introduction

Le présent Avis de confidentialité explique comment Take-Two Interactive Software, Inc. et ses filiales (collectivement, la « Société », « Take-Two », « nous », « notre », « nos ») traitent les renseignements personnels des candidats à un emploi. Cet Avis ne constitue pas un contrat et ne crée aucun droit ni obligation juridique. L’entité Take-Two à laquelle vous soumettez votre candidature sera le responsable du traitement de vos données personnelles.

Avis au moment de la collecte de renseignements personnels : Veuillez consulter les sections Catégories de renseignements collectées et Notre utilisation des renseignements personnels pour avoir une vue d’ensemble des renseignements que nous recueillons et pourquoi, et la section Vos droits pour obtenir des renseignements sur la façon d’exercer vos droits à la vie privée.

2. Que sont les renseignements personnels?

Le terme « renseignements personnels » utilisé dans le présent Avis de confidentialité désigne les renseignements qui vous identifient, vous concernent ou vous décrivent, directement ou indirectement, ou qui peuvent raisonnablement être associés ou liés à vous. Les données personnelles ne comprennent pas les renseignements anonymisés ou agrégés qui sont conservés sous une forme qui ne peut pas être associée ou liée à vous.

3. Catégories de renseignements personnels que nous recueillons

Nous recueillons des renseignements personnels vous concernant lorsque vous postulez un emploi auprès de nous et au cours du processus de recrutement qui, selon le lieu, peut inclure des renseignements tels que :

• Identifiants : Nom, coordonnées (adresse courriel, adresse résidentielle et numéro de téléphone), adresse IP et autres identifiants semblables.

• Renseignements professionnels et liés à l’emploi : Vos anciens employeurs, postes et expérience de travail; licences professionnelles, certificats ou autres qualifications; références ou recommandations d’emploi; tout résultat de test ou requis pour vérifier la pertinence pour des rôles précis; de même que tout renseignement personnel que vous choisissez de nous communiquer dans votre entrevue ou votre candidature, comme : les renseignements de votre CV, comptes sociaux (p. ex. profil LinkedIn), préférences de lieu de travail, échantillons de code, exigences en matière d’immigration et d’autorisation de travail, ou autres documents justificatifs.

• Antécédents scolaires et qualifications : Votre niveau d’études le plus élevé, l’établissement d’enseignement où vous avez étudié et les dates de fréquentation, les diplômes, les certificats ou autres qualifications liées aux études, vos relevés de notes et les références de formation.

• Renseignements financiers : Salaire, primes, avantages sociaux, dépenses et attributions d’actions.

• Renseignements liés au Web : Détails techniques sur votre visite de nos services en ligne ou données analytiques relatives à votre utilisation et à vos activités sur nos services en ligne.

• Information audio/visuelle : Par exemple votre portfolio, des microvidéos et autres enregistrements vidéo et audio que vous choisissez de partager avec nous dans votre entrevue ou votre candidature.

Nous pouvons également recueillir et traiter des renseignements personnels sensibles si cela est nécessaire, à des fins limitées et sous réserve des lois locales :

• Renseignements tirés de la vérification des antécédents : Lorsque la législation applicable le permet, nous pouvons choisir de procéder à une vérification des antécédents en rapport avec votre candidature, ce qui peut inclure une vérification de la solvabilité, des antécédents professionnels et éducatifs ou des antécédents criminels.

• Renseignements sur l’égalité d’accès à l’emploi : Lorsque vous choisissez de les fournir, ces renseignements incluent l’âge, la race, l’ethnicité, la nationalité, la citoyenneté, le sexe, l’identité de genre, les pronoms préférés, l’orientation sexuelle, la religion, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant, l’invalidité ou la demande d’accommodement. Ces renseignements personnels ne seront pas utilisés dans la décision d’embauche, sauf si la loi l’autorise expressément.

• Renseignements liés à la santé : Par exemple, les indicateurs d’une éventuelle infection, le statut et les carnets de vaccination, l’autorisation ou l’enregistrement pour entrer dans un bureau ou un lieu et toute autre information nécessaire pour gérer les risques sanitaires ou procéder à des accommodements raisonnables.

4. Notre utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels que nous recueillons pendant le processus de recrutement et lorsque vous postulez un emploi auprès de nous pour :

• vous identifier en tant que candidat potentiel et examiner votre candidature;

• vérifier les renseignements qui nous sont fournis en lien avec votre demande ou reçus d’autres sources;

• déterminer votre admissibilité et votre aptitude au poste potentiel ou à d’autres possibilités auprès de nous (comme la réalisation d’évaluations);

• examiner le statut d’immigration, y compris les demandes de visa à l’appui;

• faciliter le processus de recrutement et d’entrevue, y compris les actions préalables à l’embauche (telles que la coordination de l’hébergement et des frais de voyage, la fourniture d’un accès physique ou d’un accès au réseau, ainsi que d’une assistance et de services informatiques);

• communiquer avec vous au sujet de l’état de votre candidature ou d’autres occasions susceptibles de vous intéresser;

• évaluer et améliorer le rendement et le succès de notre processus de recrutement et d’embauche, de la planification des ressources et des finances et de l’administration;

• favoriser un milieu de travail diversifié et promouvoir la diversité, l’inclusion et l’égalité des chances en matière d’emploi;

• mener des enquêtes internes, des audits, des activités de conformité, de gestion des risques, de résolution des problèmes et des opérations de sécurité et

• nous conformer aux lois, règles, réglementations, procédures judiciaires, mesures d’exécution et enquêtes gouvernementales applicables, y compris en matière de déclaration fiscale et d’immigration.

5. Sources de renseignements personnels que nous recueillons

Bien que nous recueillions souvent les renseignements personnels décrits ci-dessus directement auprès de vous, nous pouvons recueillir certains renseignements auprès de références, de recruteurs, de sites de médias sociaux liés à l’emploi, de sources accessibles au public et de fournisseurs de services de vérification des antécédents.

6. Fondements juridiques du traitement de vos renseignements personnels

Take-Two traite vos renseignements personnels sur la base de plusieurs fondements juridiques en fonction du territoire où vous vous trouvez, de la nature des renseignements et du traitement envisagé. Par exemple, notre traitement est nécessaire pour :

• Favoriser nos intérêts légitimes, notamment pour examiner votre candidature, communiquer avec vous, protéger la sécurité physique et du réseau et prévenir la fraude, et gérer votre candidature à des postes auprès de nous, y compris pour vous proposer une offre d’emploi et réaliser les démarches nécessaires à la poursuite de la relation d’emploi.

• Nous conformer à une obligation légale, comme l’établissement ou l’obtention du droit de travailler dans certains territoires et la conservation des renseignements pendant des périodes fixes pour nous conformer aux exigences légales locales en matière de tenue de dossiers.

• Prendre des mesures avant de conclure un contrat avec vous ou, le cas échéant, nécessaires à la gestion des Ressources humaines, par exemple pour évaluer votre candidature et votre aptitude à occuper un poste, pour déterminer si vous avez droit à des avantages sociaux, pour mettre en place les ressources ou l’assistance nécessaires à l’exercice d’une fonction potentielle.

Un autre fondement juridique sur lequel nous comptons est :

• Consentement – Dans certains pays et dans certaines situations, peu nombreuses, Take-Two compte sur votre consentement volontaire pour traiter vos renseignements personnels. Sans ce consentement, nous ne pouvons pas traiter votre candidature. Lorsque vous avez donné votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment en communiquant avec nous à l’adresse courriel ci-dessous.

7. Vos droits

En fonction de l’endroit où vous vous trouvez, vous pouvez avoir certains droits concernant vos renseignements personnels, y compris :

• Droit de savoir : Connaître les renseignements personnels que nous traitons et pourquoi.

• Droit d’accès : Demander une copie de vos renseignements personnels.

• Droit à la rectification : Demander que soient corrigés les renseignements personnels vous concernant lorsqu’ils sont inexacts.

• Droit de suppression : Dans certaines circonstances, demander la suppression de vos renseignements personnels lorsque le traitement continu n’est plus nécessaire.

• Droit de refus : Demander que nous cessions de traiter vos renseignements personnels, en particulier lorsqu’il n’y a plus suffisamment de motifs légitimes pour poursuivre ce traitement.

• Droit de restriction : Demander que nous limitions le traitement de vos renseignements personnels.

• Droit de transférabilité : Dans certaines circonstances, vous pouvez demander que vos renseignements personnels soient transférés à un tiers.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez communiquer avec le service local des Ressources humaines ou l’équipe chargée du recrutement ou envoyer un courriel à [email protected]. Nous ne vous facturerons pas de frais pour le traitement de votre demande, sauf si celle-ci est manifestement infondée ou excessive (par exemple si vous soumettez plusieurs demandes répétées), auquel cas nous pouvons vous facturer des frais raisonnables pour couvrir nos coûts administratifs. Nous pouvons également vous demander de fournir certains renseignements pour nous aider à confirmer votre identité.

En fonction de la législation applicable, vous pouvez également avoir le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité nationale de protection des données.

8. Destinataires des renseignements personnels

• Entités Take-Two :Vos renseignements personnels seront fournis à l’entité de Take-Two qui a publié le poste pour lequel vous postulez et peuvent également être communiqués à Take-Two Interactive Software, Inc. et à ses filiales et sociétés affiliées aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Europe, de même qu’à d’autres entités en dehors de votre région, si cela est nécessaire à des fins commerciales légitimes.

• Fournisseurs de services :Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des tiers qui fournissent des services en notre nom dans le cadre de tâches liées aux ressources humaines et à l’hébergement de données, tels que des fournisseurs de services informatiques, des fournisseurs de services de vérification des antécédents ou des services de bases de données RH. Nous : (i) ferons preuve d’une diligence raisonnable dans la sélection de ces fournisseurs de services tiers et (ii) exigerons, par le biais de mesures contractuelles appropriées, que ces fournisseurs de services tiers adoptent des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les renseignements personnels et ne traitent les renseignements personnels que selon les instructions de Take-Two et à aucune autre fin.

• Autorités gouvernementales ou publiques : Take-Two peut transférer vos renseignements personnels à des organismes gouvernementaux, à des organismes de réglementation, aux autorités (p. ex. autorités fiscales ou policières) ou à des tribunaux, ou lorsque cela est requis ou autorisé par la loi applicable (ce qui peut inclure l’accès légal par des tribunaux étrangers, l’application de la loi ou d’autres autorités gouvernementales).

• Vente ou fusion : Lorsque nous envisageons une transition de nos activités, par exemple une fusion, une acquisition par une autre entreprise ou la vente de la totalité ou d’une partie de nos actifs, nous pouvons divulguer ou transférer vos renseignements personnels à l’acheteur.

Sauf dans les cas décrits ci-dessus, nous ne vendons pas et ne ne partageons pas les données personnelles ou les données personnelles sensibles des candidats à des fins de publicité comportementale inter-contexte.

9. Transferts transfrontaliers de renseignements personnels

Selon les besoins liés aux objectifs décrits dans le présent Avis de confidentialité, certains membres des services RH, financiers, juridiques et informatiques, ainsi que des personnes-ressources de Take-Two ou de sociétés affiliées (c’est-à-dire des personnes auxquelles est confiée la responsabilité des services fournis par un candidat) peuvent accéder aux renseignements personnels et les traiter aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Europe et dans d’autres lieux dans le cadre de leurs responsabilités professionnelles. Les renseignements personnels peuvent également être communiqués à des fournisseurs de services, à des affiliés, à d’autres membres du groupe Take-Two et à d’autres tiers situés dans des pays qui peuvent ne pas offrir un niveau équivalent de protection des données. Lorsque nous transférons vos renseignements personnels à l’étranger, nous prenons les mesures nécessaires pour garantir que vos renseignements personnels sont soumis à des garanties appropriées, y compris par l’utilisation de clauses contractuelles types approuvées ou d’autres méthodes légalement autorisées pour légitimer un tel transfert. Pour en savoir plus sur les transferts internationaux de données, veuillez envoyer un courriel à [email protected].

10. Mesures de sécurité mises en œuvre

Nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité techniques, administratives, organisationnelles et physiques raisonnables et appropriées, conçues pour protéger vos renseignements contre l’accès, la divulgation, l’utilisation et la modification non autorisés.

11. Conservation

Nous conserverons les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet pour une durée n’excédant pas celle nécessaire et conformément à nos obligations légales et à nos intérêts légitimes.

• Si votre candidature est retenue et que vous devenez employé, lorsque la législation locale le permet, les renseignements personnels que nous recueillons au cours du processus de candidature peuvent être transférés dans votre dossier personnel et stockés conformément aux pratiques de conservation des données de Take-Two et à la législation locale.

• Si votre candidature n’est pas retenue, nous conserverons vos renseignements personnels pour communiquer avec vous (sauf si vous nous avez demandé de ne pas le faire) au sujet de toute autre occasion d’emploi pertinente qui se présenterait auprès de Take-Two (ou de ses filiales) et pour protéger les droits légaux de Take-Two, y compris dans le cadre de réclamations juridiques et relativement aux processus de conformité, de réglementation et d’audit. Nous conserverons vos renseignements personnels pendant une période de après que vous aurez été informé que votre candidature n’a pas été retenue. Si vous ne souhaitez pas être avisé des occasions d’emploi futures, veuillez envoyer un courriel à [email protected] pour confirmer cette préférence.

• Lorsque vous nous avez donné votre accord pour traiter certains renseignements relatifs à l’égalité des chances, nous pouvons anonymiser et agréger ces renseignements et les stocker sous une forme qui ne permet pas de vous identifier personnellement, dans le but de contrôler et d’améliorer le processus de candidature et de recrutement.

12. Mises à jour du présent Avis de confidentialité

Nous nous réservons le droit de mettre à jour le présent Avis de confidentialité à n’importe quel moment et nous fournirons un avis approprié lorsque nous ferons des mises à jour substantielles. À l’occasion, nous pouvons également vous informer autrement au sujet du traitement de vos renseignements personnels.

13. Nous joindre

Si vous avez des questions ou des demandes concernant le présent Avis de confidentialité, veuillez communiquer avec [email protected] ou agent de protection des données.