Take-Twon työnhakijan tietosuojailmoitus

Päivitetty viimeksi: 26. kesäkuuta 2023

1. Johdanto

Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan, miten Take-Two Interactive Software, Inc. ja sen tytäryhtiöt (yhdessä ”yhtiö”, ”Take-Two”, ”me”, ”meidän”, ”meitä” jne.) käsittelevät työnhakijoiden henkilötietoja. Se ei ole sopimus eikä luo mitään juridisia oikeuksia tai velvoitteita. Se Take-Twon yksikkö, johon lähetät hakemuksesi, on henkilötietojesi rekisterinpitäjä.

Ilmoitus henkilötietojen keräämisestä: Katso keräämiemme henkilötietokategorioiden ja henkilötietojen käsittelytarkoitustemme osioista yleiskatsausta siitä, mitä tietoja keräämme ja miksi, ja tietosuojaoikeutesi osiosta lisätietoja siitä, miten voit käyttää tietosuojaan liittyviä oikeuksiasi.

2. Mitä ovat henkilötiedot?

Tässä tietosuojailmoituksessa termillä ”henkilötiedot” tarkoitetaan tietoja, joiden perusteella sinut voidaan tunnistaa tai jotka voidaan liittää tai yhdistää sinuun tai joilla voidaan kuvata sinua suoraan tai epäsuorasti. Se ei sisällä koottuja tai nimettömiä tietoja, joita ylläpidetään muodossa, jota ei voi liittää tai yhdistää sinuun.

3. Keräämämme henkilötietokategoriat

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja, kun haet työpaikkaa meiltä ja rekrytointiprosessin aikana. Sijainnista riippuen ne voivat sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja:

• Tunnisteet: nimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite, kotiosoite ja puhelinnumero), IP-osoite ja muut vastaavat tunnisteet.

• Ammatillisiin ja työsuhteisiin liittyvät tiedot: aiemmat työnantajasi, työtehtäväsi ja työkokemukset, ammattiluvat, sertifikaatit tai muut pätevyydet, työhön liittyvät suositukset, kaikki testitulokset tai arvioinnit, jotka tarvitaan sopivuuden varmistamiseksi tiettyihin työtehtäviin, ja kaikki henkilötiedot, joita annat meille haastattelussasi tai hakemuksessasi, kuten CV, ansioluettelo, sosiaaliset tilit (esim. LinkedIn-profiili), työn sijaintitoiveet, koodinäytteet, maahanmuutto- ja työvaltuutusvaatimukset tai muut tukiasiakirjat.

• Koulutushistoria ja -pätevyydet: korkein saavutettu koulutustaso, oppilaitokset ja koulutuspäivämäärät, tutkinnot, sertifikaatit tai muut pätevyydet, todistukset ja suosittelijat.

• Taloudelliset tiedot: palkka, bonukset, etuudet, kulut ja osakkeet tai optiot.

• Verkkoon liittyvät tiedot: esim. tekniset tiedot vierailustasi verkkopalveluissamme tai analytiikkatiedot, jotka liittyvät käyttöösi ja toimintaasi verkkopalveluissamme.

• Ääni-/kuvatiedot: esim. portfoliot, kelat ja muut videot ja kuvat, jotka annat meille haastattelussasi tai hakemuksessasi.

Saatamme myös kerätä ja käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja, jos se on tarpeen rajoitettuihin tarkoituksiin ja paikallisen lain mukaisesti:

• Taustatarkistustiedot: jos sovellettava laki sen sallii, voimme halutessamme suorittaa taustatarkistuksen hakemuksesi yhteydessä, ja siihen voi sisältyä luottotarkistus, ammatillisen ja koulutushistorian tarkistaminen tai rikoshistorian tarkistaminen.

• Tasavertaisen työllistymisen tiedot: jos annat näitä tietoja, näihin tietoihin sisältyvät mm. ikä, rotu, etninen tausta, kansalaisuus, sukupuoli, sukupuoli-identiteetti, ensisijaiset pronominit, seksuaalinen suuntautuminen, uskonto, aviosääty, veteraaniasema, vamma tai mukautuspyynnöt. Näitä tietoja ei käytetä palkkauspäätöksissä, ellei lainsäädäntö sitä nimenomaisesti salli.

• Terveyteen liittyvät tiedot: esim. terveystarkastuksen tiedot liittyen mahdolliseen infektioon, rokotustilaan ja talletettuihin tietoihin, lupa tai rekisteröinti saapua toimistoon tai sijaintipaikkaan sekä kaikki muut tiedot, jotka ovat tarpeen terveysriskien hallitsemiseksi tai kohtuullisten mukautusten tekemiseksi.

4. Henkilötietojen käyttömme

Käytämme henkilötietoja, joita olemme keränneet rekrytointiprosessin aikana ja hakiessasi työpaikkaa meiltä, seuraaviin tarkoituksiin:

• tunnistamaan sinut mahdolliseksi työhakijaksi ja tarkistamaan hakemuksesi

• tarkistamaan hakemukseesi liittyvät tai muista lähteistä saadut tiedot

• määrittämään pätevyytesi ja sopivuutesi työtehtävään tai muihin mahdollisuuksiin kanssamme (kuten arviointien suorittaminen)

• tarkistamaan maahanmuuttolupasi, ml. viisumihakemusten tukeminen

• helpottamaan rekrytointi- ja haastatteluprosessia, mukaan lukien työhönottoa edeltävät toimet (kuten matkajärjestelyjen ja -kulujen koordinointi, fyysisen ja/tai verkkokäytön tarjoaminen sekä IT-tuki ja -palvelut)

• viestimään kanssasi hakemuksesi tilasta tai muista mahdollisuuksistamme, jotka saattavat kiinnostaa sinua

• arvioimaan ja parantamaan rekrytointi- ja palkkausprosessiemme suorituskykyä ja menestystä, resurssi- ja taloussuunnittelua sekä hallintoa

• monimuotoisen työpaikan tukemiseen ja monimuotoisuuden, osallistamisen ja yhtäläisten työllistymismahdollisuuksien edistämiseen

• suorittamaan sisäisiä tutkimuksia, tarkastuksia, vaatimustenmukaisuutta, riskienhallintaa, ongelmanratkaisua ja turvallisuustoimintoja

• noudattamaan soveltuvia lakeja, sääntöjä, säädöksiä, oikeustoimia, täytäntöönpanotoimia ja viranomaistutkimuksia, mukaan lukien veroraportointi ja maahanmuutto.

5. Keräämämme henkilötietolähteet

Vaikka usein keräämme edellä kuvattuja henkilötietoja suoraan sinulta, voimme kerätä tiettyjä tietoja suosittelijoilta, työnantajilta, työhön liittyviltä sosiaalisen median sivustoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja taustatarkistusten tarjoajilta.

6. Henkilötietojesi käsittelyn oikeudelliset syyt

Take-Two käsittelee henkilötietojasi useiden laillisten perusteiden perusteella riippuen asuinpaikkasi lainkäyttöalueesta, tietojen luonteesta ja asiaan liittyvästä käsittelystä. Käsittely on tarpeen esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

• Oikeutetut etumme – kuten hakemuksesi tarkistaminen, viestintä kanssasi, fyysisen ja verkkotietoturvan suojaaminen ja petosten ehkäiseminen sekä työhakemuksesi hallinta, mukaan lukien työtarjousten lähettäminen sinulle ja työsuhteen eteenpäin viemiseen tarvittavien toimenpiteiden suorittaminen.

• Oikeudellisen velvollisuuden noudattaminen – kuten työluvan saaminen tai hankkiminen tietyillä lainkäyttöalueilla ja tietojen säilyttäminen kiinteän ajanjakson ajan paikallisten lakisääteisten kirjanpitovaatimuksien täyttämiseksi.

• Toimenpiteisiin ryhtyminen ennen työsopimuksen solmimista kanssasi tai henkilöstöhallinnon suorittamiseen (soveltuvissa tapauksissa) – kuten arvioimaan hakemuksesi ja sopivuutesi tiettyyn tehtävään, arvioimaan mahdolliset oikeutesi etuuksiin, asettamaan mahdollisia resursseja tai apua, joita tarvitaan potentiaalisessa työtehtävässä.

Toinen oikeudellinen perusteemme on:

• Suostumus – tietyissä maissa ja joissakin rajoitetuissa tilanteissa Take-Two luottaa vapaaehtoiseen suostumukseesi henkilötietojesi käsittelyyn. Ilman tällaista suostumusta emme voi käsitellä hakemustasi. Jos olet antanut suostumuksesi, voit perua sen milloin tahansa ottamalla meihin yhteyttä alla olevaan sähköpostiin.

7. Oikeutesi

Asuinpaikastasi riippuen sinulla voi olla tiettyjä henkilötietojasi koskevia oikeuksia mukaan lukien:

• Tiedonsaantioikeus: tiedät, mitä henkilötietoja käsittelemme ja miksi.

• Käyttöoikeus: voit pyytää kopion henkilötiedoistasi.

• Korjausoikeus: voit pyytää henkilötietojesi korjaamista, jos ne ovat virheellisiä.

• Poistamisoikeus: tietyissä tilanteissa voit pyytää henkilötietojesi poistamista, kun käsittely ei ole enää tarpeen jatkossa.

• Vastustamisoikeus: voit pyytää, että lopetamme henkilötietojesi käsittelyn, erityisesti jos tällaisen käsittelyn jatkamiselle ei ole enää riittävästi perusteita.

• Rajoittamisoikeus: voit pyytää, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

• Siirrettävyys: tietyissä tilanteissa voit pyytää, että henkilötietojasi siirretään kolmannelle osapuolelle.

Jos haluat käyttää jotakin näistä oikeuksista, ota yhteyttä paikalliseen henkilöstö-/rekrytointiosastoon tai lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected]. Emme veloita maksua pyyntösi käsittelemisestä muuten kuin silloin, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai liiallinen (kuten jos lähetät useita toistuvia pyyntöjä), jolloin voimme periä kohtuullisen maksun hallinnollisten kustannusten kattamiseksi. Saatamme myös pyytää sinua antamaan tiettyjä tietoja, jotka auttavat vahvistamaan henkilöllisyytesi.

Sovellettavasta laista riippuen sinulla voi myös olla oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle.

8. Henkilötietojen vastaanottajat

• Take-Twon yksiköt: Henkilötietosi toimitetaan Take-Twon yksikölle, joka on julkaissut hakemasi työpaikan, ja ne voidaan myös jakaa Take-Two Interactive Software, Inc:n ja sen Yhdysvalloissa, Isossa-Britanniassa, Euroopassa sijaitsevien tytäryhtiöiden ja osakkuusyhtiöiden ja muiden alueesi ulkopuolisten yksiköiden kanssa, jos se on tarpeen perusteltuihin liiketoiminnan tarkoituksiin.

• Palveluntarjoajat: Saatamme jakaa henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa, jotka suorittavat puolestamme henkilöstöhallintoon liittyviä tehtäviä ja tietojen isännöintipalveluja, kuten IT-palveluntarjoajat, taustatarkistusten toimittajat tai henkilöstötietokantapalvelut. (i) Suoritamme asianmukaisen due diligence -tarkastuksen valitessamme tällaisia kolmannen osapuolen palveluntarjoajia ja (ii) edellytämme asianmukaisin sopimuksellisin toimenpitein, että kyseiset kolmannen osapuolen palveluntarjoajat käyttävät riittäviä teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen suojaamisessa ja käsittelevät henkilötietoja vain Take-Twon ohjeiden mukaisesti eikä mihinkään muuhun tarkoitukseen.

• Viranomaiset tai julkishallinto: Take-Two saattaa siirtää henkilötietojasi valtion virastoille, sääntelyviranomaisille tai viranomaisille (esim. vero- tai lainvalvontaviranomaisille), tuomioistuimille tai muutoin sovellettavan lain edellyttämällä tai sallimalla tavalla (johon voi sisältyä ulkomaisten tuomioistuinten, lainvalvontaviranomaisten tai muiden viranomaisten lainmukainen käyttö).

• Myynti tai fuusio: Jos harkitsemme liiketoiminnan siirtoa, kuten fuusiota, toisen yrityksen hankintaa tai koko omaisuutemme tai sen osan myyntiä, voimme paljastaa tai siirtää henkilötietojasi ostajalle.

Paitsi mitä edellä on kuvattu, emme myy tai jaa työnhakijoiden henkilötietoja tai arkaluontoisia henkilötietoja kontekstien välistä käyttötottumusperusteista mainontaa varten.

9. Henkilötietojen rajat ylittävä siirto

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattuihin tarkoituksiin liittyen rajoitetut henkilöstö-, talous-, lakiasiain- ja IT-osastot ja Take-Twon tai tytäryrityksen yhteyshenkilöt (eli henkilöt, joille on määritetty vastuu hakijan suorittamista palveluista) voivat käyttää ja muutoin käsitellä henkilötietoja Yhdysvalloissa, Isossa-Britanniassa, Euroopassa ja muissa sijaintipaikoissa työtehtäviensä yhteydessä. Henkilötietoja voidaan myös jakaa palveluntarjoajien, tytäryhtiöiden, muiden Take-Twon yritysryhmän jäsenten ja muiden sellaisten kolmansien osapuolten kanssa, jotka sijaitsevat maissa, jotka eivät ehkäpä tarjoa vastaavaa tietosuojan tasoa. Kun siirrämme henkilötietojasi kansainvälisesti, ryhdymme asianmukaisiin toimenpiteisiin varmistaaksemme, että henkilötietojasi suojataan asianmukaisilla turvatoimilla, mukaan lukien käyttämällä hyväksyttyjä mallisopimuslausekkeita tai muita laillisesti valtuutettuja menetelmiä tällaisen siirron legitimoimiseksi. Lisätietoja kansainvälisistä tiedonsiirroista saa ottamalla yhteyttä osoitteeseen [email protected] .

10. Käytössä olevat suojatoimet

Olemme toteuttaneet kohtuulliset ja asianmukaiset tekniset, hallinnolliset, organisatoriset ja fyysiset turvatoimet, jotka on suunniteltu suojaamaan tietojasi luvattomalta pääsyltä, paljastamiselta, käytöltä ja muuttamiselta.

11. Säilyttäminen

Säilytämme keräämiämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen ja laillisten velvollisuuksiemme ja oikeutettujen etujemme mukaisesti.

• Jos hakemuksesi onnistuu ja sinusta tulee työntekijämme, ja jos paikallinen laki sen sallii, hakuprosessin aikana keräämämme henkilötiedot voidaan siirtää henkilöstötiedostoosi ja tallentaa Take-Twon tietojen säilytyskäytäntöjen ja paikallisen lain mukaisesti.

• Jos työhakemustasi ei hyväksytä, säilytämme henkilötietojasi ottaaksemme sinuun yhteyttä (paitsi jos olet pyytänyt toisin) muista mahdollisesti kiinnostavista työtehtävistä, joita Take-Twolla (ja sen tytäryhtiöillä) saattaa olla, ja suojataksemme Take-Twon juridisia oikeuksia, mukaan lukien oikeudelliset vaatimukset, vaatimustenmukaisuus ja sääntely- ja tilintarkastustarkoitukset. Säilytämme henkilökohtaisia tietojasi ajan sen jälkeen, kun sinulle on ilmoitettu siitä, että et saanut hakemaasi työtehtävää. Jos et halua saada ilmoitusta tulevista avoimista työpaikoista, lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected] ja vahvista tämä valinta.

• Jos olet antanut meille suostumuksesi tiettyjen yhtäläisten mahdollisuuksien tietojen käsittelyyn, voimme anonymisoida nämä tiedot ja koota ne yhteen ja tallentaa ne sellaisessa muodossa, josta henkilöllisyyttäsi ei voida tunnistaa haku- ja rekrytointiprosessimme valvomista ja parantamista varten.

12. Tämän tietosuojailmoituksen päivitykset

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojailmoitusta milloin tahansa, ja ilmoitamme siitä asianmukaisesti, kun teemme merkittäviä päivityksiä. Saatamme myös ajoittain ilmoittaa sinulle muilla tavoin henkilötietojesi käsittelystä.

13. Ota meihin yhteyttä

Jos sinulla on tähän tietosuojailmoitukseen liittyviä kysymyksiä tai pyyntöjä, ota yhteyttä osoitteeseen [email protected] tai tietosuojavastaava.